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Conseil d’administration : comment réussir vos élections de représentants ?
Les entreprises publiques et privées ont des obligations en termes de représentation des salariés dans leurs conseils d’administrations. En effet, suivant leurs statuts, elles doivent réserver plusieurs sièges aux représentants des collaborateurs. Pour les élire, il faut donc organiser un scrutin. Cette opération peut rapidement se révéler fastidieuse si vous ne disposez pas des moyens nécessaires pour que tout se passe bien. Dans cet article, nous vous livrons quelques conseils pour réussir vos élections de représentants, en l’illustrant avec l’exemple concret de BPIfrance.
Conseil #1 – Définir ses objectifs
Avant de vous lancer dans l’organisation de votre élection, prenez d’abord le temps de faire le point sur vos objectifs et vos besoins : comment se sont passées les dernières élections ? Quel est votre objectif en termes de participation ? Quelles sont les ressources à votre disposition pour l’organiser ? Comment souhaitez-vous organiser le vote ?
Conseil #2 – Construire un cahier des charges
Organiser une élection demande une certaine expertise. En effet, afin de répondre à toutes les obligations réglementaires et à tous vos besoins, il est nécessaire de construire un processus solide. Pour cela, vous entourer d’un partenaire spécialiste des élections de représentants semble la meilleure solution. Il vous faut donc construire un cahier des charges complet qui résume tous vos besoins et tout ce que vous attendez de votre futur prestataire : budget, fonctionnalités, délais, respect des contraintes réglementaires…
Conseil #3 – Modéliser le vote de A à Z
Une fois votre partenaire choisi et avant de créer les bulletins de vote, de diffuser les listes de candidats et de communiquer auprès de vos électeurs, il faut modéliser votre vote de A à Z. C’est l’étape où vous allez construire votre processus de vote, définir les délais, les modalités, le dépouillement, la communication des résultats… Cette étape peut être rapide si vous avez déjà organisé des élections similaires, mais peut demander un peu de temps si c’est la première fois. Votre partenaire sera à vos côtés pour vous aiguiller et faire en sorte que tout se passe bien. N’oubliez pas, il est primordial de mettre en place un rétro-planning pour anticiper les éventuels problèmes ou retards et ne pas être confronté à de mauvaises surprises.
Conseil #4 – Communiquer auprès des électeurs
Quelques jours avant l’ouverture du vote, il est indispensable d’informer vos électeurs : par courrier, par email ou par téléphone. Il faut leur envoyer le programme, les listes, leurs identifiants pour le vote en ligne, le bulletin et l’enveloppe pour le vote à distance… Cette étape est primordiale pour garantir un taux de participation satisfaisant.
Conseil #5 – Analyser les résultats
Pour tirer profit de vos élections, il est nécessaire d’analyser les résultats globaux et plus précis : par âge, sexe, catégorie, le taux de vote par correspondance ou en ligne… Cela vous permettra d’orienter votre communication et de prendre de nouvelles décisions pour les prochaines élections. Votre solution de vote multicanal doit être en mesure de vous fournir ces statistiques. N’hésitez pas ensuite à les partager à l’ensemble de vos collaborateurs pour assurer une communication transparente.
Élections de représentants : l’exemple de BPI France
Comme toute entreprise, la banque publique d’investissement BPIfrance a l’obligation d’organiser, d’une part, des élections de représentants des salariés aux conseils d’administration des entreprises du Groupe, et d’autre part, les élections professionnelles afin d’élire les membres du Comité social et Économique de chaque entreprise.. Ces représentants siègent aux conseils d’administration, au côté des dirigeants, et aux Comités Social et Économique pour participer aux grandes décisions relevant de la marche globale de l’entreprise.
Depuis 2016, BPI France est passé au 100 % électronique pour ses élections : CSE, conseil d’administration, représentants du personnel… Les collaborateurs étant répartis aux quatre coins de l’hexagone et des DOM/TOM, le vote en ligne est la solution la plus simple et pratique. Les électeurs sont plutôt satisfaits de ce processus de vote. En effet, le taux de participation dépasse 57 %. Connectés, habitués à travailler sur ordinateur, cela fait partie de leur culture.
Pour mettre en place ces élections, l’équipe projet s’y prend environ cinq à six mois à l’avance, pour répondre à toutes les exigences réglementaires. Le scrutin proprement dit est ouvert durant une semaine : les électeurs reçoivent toutes les informations nécessaires pour effectuer leur vote, puis se connectent au site et choisissent leur candidat. Quelques jours avant la clôture du scrutin, les non-votants sont relancés automatiquement, ce qui permet d’améliorer le taux de participation. Une fois le dépouillement terminé, les électeurs sont informés immédiatement des résultats : les délais rapides (quelques minutes, voire secondes) permettent de gagner en productivité et donnent de la crédibilité au vote.
Découvrez nos 50 conseils pour réussir vos élections de représentants. Bien évidemment, cette liste est amenée à évoluer en fonction de vos besoins, de vos exigences et de votre partenaire. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter.
Fabrice Fernandez
Directeur Général en charge des opérations (COO)
